Privacy & Cookie Verklaring

AXI respecteert en beschermt uw privacy.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens AXI van u verzamelt en hoe en waarom we deze gegevens gebruiken en beschermen.

 

Eigendomsrecht

 

Toepasselijkheid

Dit beleid geldt voor AXI NV en AXI BV, verder aangeduid als “AXI”.

AXI NV is de moedermaatschappij en  daarmee aangewezen als  verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

De inhoud van deze privacyverklaring is van toepassing op de gegevensverwerking via de websites van AXI, services, apps en software en in het algemeen op de communicatie die AXI met u voert.

Om u en uw bedrijf optimaal van dienst te kunnen zijn, is het noodzakelijk dat AXI contactgegevens en andere informatie over u bijhoudt en gebruikt.

Uw persoonsgegevens worden daarbij door ons verwerkt met inachtneming van de GDPR (General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze verordening geldt vanaf 25 mei 2018.

 

Persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken

AXI verzamelt en gebruikt persoonsgegevens enkel om welbepaalde redenen. We beperken ons steeds tot wat echt nodig is.

 

  • In het kader van onze contractuele overeenkomsten houden we vanzelfsprekend contactgegevens (naam, functie, adres, postcode, plaats, e-mailadres en telefoonnummer) bij om met u te communiceren over soortgelijke producten of diensten.
  • Als AXI medewerkers uw visitekaartje met uw contactgegevens ontvangen, worden deze opgenomen in ons CRM-systeem, zodat AXI contact met u kan onderhouden.
  • Via het invulformulier op onze website, via directe of telefonische gesprekken of bij het inschrijven voor een event geven we u de gelegenheid ons uw contactgegevens (naam, functie, adres, postcode, plaats, e-mailadres en telefoonnummer) en uw interesses kenbaar te maken. Met uw toestemming zullen we deze gegevens daarna verder gebruiken om u informatie te mailen over onze producten en diensten. Bij elke communicatie via e-mail, bieden wij u de gelegenheid om u uit te schrijven.
  • Op beurzen/events kan AXI foto’s maken ten behoeve promotionele en/of marketing doeleinden, waaronder begrepen het gebruik van de foto’s op Linkedin of andere social media. In een dergelijk geval zal AXI zich inspannen uw voorafgaande toestemming te verkrijgen, voorafgaand aan het maken of het gebruik van de foto. Indien u bezwaar heeft tegen het gebruik van een foto kunt u dat kenbaar maken aan AXI, waarna AXI onverwijld de desbetreffende foto zal verwijderen.
  • Daarnaast kunnen we uw gegevens gebruiken om u te vragen mee te doen aan een vrijblijvend klanten- of marktonderzoek. Soms voeren andere bedrijven dit onderzoek in opdracht voor ons uit. We geven dergelijke bedrijven dan uw e-mailadres of telefoonnummer, zij moeten zich dan uiteraard ook aan dit privacybeleid houden.
  • Als u onze website raadpleegt, willen we u graag een gepersonaliseerde surfervaring bieden. Daarom gebruiken we functionele cookies. Concreet maken de AXI websites maximaal gebruik van één functionele cookie. Deze onthoudt uw taalvoorkeur. We menen dat dit een gerechtvaardigd gebruik van deze informatie is, waarmee we geen inbreuk doen op uw recht op privacy. U kunt altijd via uw browser instellingen het plaatsen van cookies uitsluiten, maar mogelijk zult u bepaalde functionaliteit dan niet kunnen gebruiken. Als u meer wil weten over cookies en hoe u ze kunt verwijderen of weren, verwijzen we u graag door naar ‘Help’ in uw browser.
  • Sollicitanten zijn van bij het begin van de procedure op de hoogte dat hun CV kan worden bijgehouden in de wervingsreserve en dit gedurende maximum 3 jaar in België en 4 maanden in Nederland, om hun eventueel nog te kunnen contacteren voor gelijkaardige functies. Nadien worden ze volledig verwijderd.
  • Met het oog op de bescherming van onze eigendommen zijn rond en binnen onze gebouwen CCTV-camera’s opgesteld. De opnames hiervan worden gedurende maximaal 4 weken bewaard, maar enkel geraadpleegd, bekeken en langer bewaard (tot het moment dat het incident is afgehandeld) ingeval er zich een incident heeft voorgedaan.

 

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

  • Dat we informatiebeveiliging heel belangrijk vinden, wordt bevestigd door de ISAE 3402 type II kwaliteitsverklaring, die we eind 2017 behaalden. AXI behaalde de ISAE 3402 Type I kwaliteitsverklaring eind 2016. De verklaringen tonen aan dat de door AXI ingerichte beheersprocessen daadwerkelijk uitgevoerd worden. Bovendien geeft de onafhankelijke audit aan klanten de zekerheid dat de services voldoen aan strenge beveiligingscontroles.
  • Alle werknemers van AXI ondertekenen een vertrouwelijkheidsovereenkomst, waarin zij de verplichting op zich nemen de informatie waarmee ze in het kader van hun functie in contact komen, steeds als strikt vertrouwelijk te behandelen. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen, krijgen opleiding en worden regelmatig bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • AXI beschikt over een sterk beveiligde ICT infrastructuur, die grotendeels staat opgesteld in externe Tier 3 datacenters in de Europese Economische Ruimte.
  • Persoonsgegevens worden niet voor eigen doeleinden of die van derden verwerkt en niet doorgestuurd naar een land gelegen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit land adequate bescherming biedt.
  • Indien AXI voor bepaalde diensten gebruik maakt van externe partijen, partners of onderaannemers, sluiten we verwerkersovereenkomsten, waarin hun verplichtingen op vlak van vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging zijn bepaald. Indien uw gegevens aan hen worden toevertrouwd, krijgen zij een duidelijke opdracht en worden deze gegevens uitsluitend hiervoor gebruikt.

 

Bewaartermijnen

Uw gegevens worden zorgvuldig behandeld zodat ze correct en up-to-date zijn. We bewaren uw gegevens voor zolang als nodig is om te voldoen aan onze contractuele en/of wettelijke verplichtingen. Daarna worden alle nog aanwezige persoonlijke gegevens verwijderd of onherkenbaar gemaakt overeenkomstig onze klantenovereenkomsten.

 

Zo geldt als uitgangspunt dat:

  • Facturen en contactgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst 7 jaar worden bewaard in verband met de fiscale bewaarplicht.
  • Foto’s maximaal 1 jaar worden bewaard.
  • Camerabeelden - tenzij een incident heeft plaatsgevonden - maximaal 4 weken worden bewaard.

 

Uw rechten als betrokkene

  • U heeft het recht de gegevens die we over u verzamelen, op te vragen, te laten corrigeren of aan te vullen.
  • Onder bepaalde voorwaarden heeft u ook het recht ons te vragen uw gegevens te wissen of wel te bewaren, maar niet meer verder te verwerken (bijvoorbeeld voor de onderbouwing van een rechtsvordering).
  • Indien u meent dat AXI niet rechtmatig met uw persoonsgegevens omgaat of de wet overtreedt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (in België) of bij de Autoriteit Persoonsgegevens (in Nederland).
  • Als wij uw gegevens verwerken op grond van een door u verleende toestemming, heeft u ook het recht uw persoonlijke gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te (laten) dragen.

 

Wijzigingen en vragen

Vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of verzoeken om deze gegevens te corrigeren, aan te vullen of te wissen, kunt u, vergezeld van een motivatie voor uw vraag, on-line ingeven of mailen naar onze Information Security Manager via security@axi.be of security@axi.nl of per post bezorgen aan AXI NV, Information Security Manager, Molenweg 107, 2830 Willebroek (België), waarna wij u uiterlijk binnen de vier weken antwoorden.

Ook met alle overige vragen omtrent persoonsgegevens kunt u terecht bij onze Information Security Manager, die u kunt bereiken via voormelde contactgegevens.

Deze privacyverklaring kan door ons worden gewijzigd. De gewijzigde versie wordt altijd op onze website kenbaar gemaakt.

 

Versie van 14/05/2018

 

AXI NV – Molenweg 107, 2830 Willebroek (België)

 

OPLOSSINGEN VOOR DE ZORG

 

De AXI oplossingen worden specifiek ontwikkeld voor de zorgsector in Nederland en België. Hierbij spelen onze klanten een actieve rol. De gebruikersgroepen hebben directe invloed op de roadmap en de inhoud van nieuwe software releases.